DUMAI (RIAUPOS.CO) - Dalam rangka mewujudkan pengelolaan arsip yang baik serta untuk membangun budaya tertib arsip yang berkesinambungan sesuai kaidah, prinsip dan standar kearsipan serta perundang-undangan, Pemerintah Kota Dumai melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) menggelar pengawasan kearsipan rapat pra pelaksanaan audit sistem kearsipan internal (Aski) di lingkungan Pemerintah Kota Dumai.
Wali Kota Dumai H Paisal memimpin rapat yang dihadiri oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Riau Dra Mimi Yuliani, narasumber Dispersip Provinsi Riau Ramli Arsyad, para kepala OPD dan camat se-Kota Dumai serta Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Dumai Hj R Dona Fitri Illahi.
''Semua OPD, saya minta merapikan arsipnya secara tertib dan tolong tunjuk satu orang petugas tenaga kearsipan untuk pekerjaan ini, yaitu seorang yang memahami betul teknis tentang kearsipan dan bisa memperbaikinya lebih awal. Untuk Dispersip Kota Dumai diharapkan lebih intens turun ke lapangan melakukan pengawasan dengan membuat langkah tahapan demi tahapan mulai pra pelaksanaan audit sistem kearsipan internal. Saya tekankan bahwa arsip ini penting yang sangat dibutuhkan jadi mohon semua OPD supaya lebih serius menyelesaikannya,'' ujar Paisal, Senin (8/5).
Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Riau Dra. Mimi Yuliani menambahkan, kearsipan harus terkelola dengan baik sesuai Undang-undang (UU) karena merupakan urusan wajib yang memang bukan di pelayanan dasar tapi semua wajib melaksanakannya.
''Mengingat pengarsipan adalah alat bukti sah sehingga harus dipelihara agar arsip bernilai guna bisa awet sampai kapan saja. Dengan memiliki kearsipan maka kita memiliki data yang akurat. Terima kasih atas dukungan serta komitmen Wali Kota Dumai dalam hal kearsipan ini semoga Pemko Dumai ke depannya dapat lebih baik lagi,'' harap Mimi Yuliani.
Pada kesempatan itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Dumai Dona Fitri Illahi menyampaikan, pengawasan kearsipan dilakukan untuk penegakan dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan kearsipan dalam rangka peningkatan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan. Arah dan fokus pengawasan kearsipan adalah tindakan mengimplementasikan kebijakan untuk mewujudkan tertib arsip.
Pengawasan kearsipan juga diarahkan bagaimana tindakan atau perlakuan langsung terhadap arsip untuk lebih menjamin terciptanya arsip yang autentik, utuh dan terpercaya sehingga mampu dimanfaatkan sebagai bahan akuntabilitas kinerja lembaga dan alat bukti yang sah. Prosedur pengawasan kearsipan dimulai dari perencanaan program, pelaksanaan kemudian pelaporan asas yang harus tepat waktu, lengkap, akurat, objektif, jelas dan ringkas.
''Dari pelaksanaan pengawasann kearsipan tahun 2022 ada kendala yaitu perangkat daerah belum memiliki jabatan fungsional arsiparis pada unit kearsipan OPD, dan kita baru punya satu arsiparis di BKPSDM,'' ujar Dona.
Lebih lanjut dikatakan Dona, ditambah lagi sarana dan prasarana yang belum memadai pada masing-masing OPD terutama masih banyak yang belum memiliki record center dan belum memaksimalkan fungsi filling kabinet.(mx12/rpg)
