ROKAN HULU (RP) - Mendapat predikat sebagai kabupaten dengan nilai investasi terendah di Provinsi Riau pada tahun 2009 lalu, memaksa Kabupaten Rokan Hulu berbenah.
Dimotori Drs H Achmad MSi selaku Bupati Rokan Hulu, kabupaten pemekaran dari Kampar ini gencar melakukan reformasi dan perbaikan pelayanan publik dalam bidang perdagangan dan investasi.
Untuk menggenjot investasi, Kabupaten Rokan Hulu membentuk pelayanan terpadu satu pintu (PTSP) sebagai konsep pelayanan bagi masyarakat untuk perizinan dan nonperizinan terus melaksanakan pembangunan dan pengembangan pelayanan masyarakat.
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Rokan Hulu Nomor 23 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Rokan Hulu, terbentuk kantor Pelayanan Terpadu Rokan Hulu.
Kabupaten ini juga telah menggabungkan Kantor Pelayanan Terpadu Perizinan (KPTP) dan Kantor Penanaman Modal (KPM) menjadi Badan Pelayanan Terpadu Perizinan dan Penanaman Modal (BPTPPM) berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Rokan Hulu Nomor 6 Tahun 2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Rokan Hulu.
Target utama reformasi birokrasi perizinan ini adalah memberikan pelayanan yang prima dan memuaskan. Untuk mendukung kerja PTSP, pemerintah kabupaten menerbitkan Peraturan Daerah Kabupaten Rokan Hulu Nomor 6 Tahun 2011 tentang Retribusi Perizinan Tertentu Kabupaten Rokan Hulu.
Peraturan ini menggratiskan beberapa perizinan seperti Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Izin Jasa Usaha Konstruksi (IUJ), Tanda Daftar Gudang (TDG) dan Tanda Daftar Industri (TDI), Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Izin Usaha Industri (IUI) dan perizinan di bidang kesehatan (Seperti izin praktek bidan, izin praktik dokter dan lain-lain.
Hanya izin gangguan, izin mendirikan bangunan (IMB) dan izin trayek yang harus membayar retribusi. Perubahan besar-besaran dalam sektor perizinan investasi inilah yang mengantarkan Rokan Hulu merebut Juara I Nasional Invesment Award PTSP-PM tingkat kabupaten dari 265 kabupaten/kota se Indonesia tahun 2011 yang diselenggarakan oleh BKPM RI di Jakarta.
Setahun kemudian, Rokan Hulu juga mendapat Special Invesment Award dari Pemerintah Provinsi Riau pada 23 Desember 2012.
Sampai Agustus 2013 Badan Pelayanan Terpadu Perizinan dan Penanaman Modal (BPTPPM) telah menerima sebanyak 42 kunjungan studi banding yang dilakukan oleh pemerintah kabupaten/kota di Provinsi Riau maupun luar Provinsi Riau, dari kementrian maupun lembaga nasional serta delegasi luar negeri.
Dalam sebuah kesempatan kunjungan, peserta Program Pertukaran Pemuda Indonesia-Australia yang berasal dari Melbourne Australia menyatakan kekaguman terhadap keteraturan proses serta transparasi biaya yang dilaksanakan di Badan Pelayanan Terpadu Perizinan dan Penanaman Modal Kabupaten Rokan Hulu.
Pelayanan Keliling, Kerja Keras Membangun PTSP
Keberhasilan Pemerintah Kabupaten Rokan Hulu itu tidak diperoleh dengan cara yang mudah. PTSP Rokan Hulu tidak dibangun dalam semalam.
Dalam proses pengembangan PTSP, mereka banyak melakukan uji coba untuk menemukan metode dan pendekatan yang tepat dalam memberikan pelayanan.
Ketika dibentuk petama kali misalnya, PTSP bereksperimen dengan cara memberikan pelayanan keliling. Pelayanan keliling ini dilakukan dengan menggunakan satu unit mobil minibus eks mobil pelayanan pajak keliling yang sebelumnya dioperasikan oleh Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Kabupaten Rokan Hulu.
Hanya dengan bermodal satu mobil keliling, pelayanan dilaksanakan untuk 16 kecamatan di Kabupaten Rokan Hulu. Karena keinginan yang kuat, tak jarang pelayanan dilakukan dengan menggunakan kendraan pribadi pegawai PTSP.
Pada masa-masa awal PTSP, tim pelayanan juga hanya berbekal sumber daya yang sangat terbatas. Hanya ada empat orang pejabat dan tiga orang staf yang mengoperasikan sistem pelayanan PTSP.
Mereka bekerja hanya dengan bermodal perlengkapan yang minim, satu laptop, satu printer, dan satu genset.
Di tengah-tengah keterbatasan itu tim PTSP terus bergerak cepat dan bekerja. Nyaris hanya mengandalkan semangat, mereka melakukan penataan administrasi dan kantor.
Sampai saat ini, akan sangat mudah menemukan pegawai BPTPPM kabupaten Rokan Hulu masih bekerja lembur.
Karena memang telah ditanamkan, bahwa masyarakat adalah pelanggan yang harus dipuaskan bagaimanapun caranya. Seringkali BPTPPM melebihi jam kerja. Kepala Badan Pelayanan Terpadu Perizinan dan penanaman Modal, Drs Fajar Shidqy acap kali berkata, ‘’Kami mungkin bisa jadi bukan yang terbaik, tapi kami adalah yang paling keras berusaha jadi yang terbaik’’.
Tim PTSP sempat juga melakukan studi banding dan menimba ilmu ke beberapa daerah yang dianggap memiliki best practices model PTSP yakni Kabupaten Jembrana Bali, Kota Cimahi Jawa Barat dan Kota Pekanbaru.
Pada tahun 2010, setelah melihat hasil nyata dari pelayanan keliling, KPTP Kabupaten Rokan Hulu saat ini mempunyai tiga unit mobil pelayanan keliling yang melayani 15 kecamatan di luar ibukota kabupaten.
Model pelayanan keliling, selain bersifat jemput bola memberikan pelayanan terbaik ternyata juga efektif dijadikan instrumen untuk menampung aspirasi masyarakat, mendidik masyarakat untuk berperan serta secara aktif dalam pemerintahan dan pembangunan dengan memiliki dokumen perizinan.
Terlebih jauh lagi, pelayanan keliling dilaksanakan untuk mendidik masyarakat akan pentingnya perizinan dan kesadaran taat pada aturan.
Mobil Keliling atau mobil pelayanan perizinan yang disiapkan pemerintah Kabupaten Rokan Hulu untuk masyarakat di kecamatan, sebagai bentuk komitmen Drs H Achmad MSi dalam memperhatikan pelayanan perizinan pro rakyat.
Berdasarakan instruksi lisan Bupati Rokan Hulu pada 29 April 2010 yang lalu dan Berdasarkan Surat Keputusan Bupati Rokan Hulu Nomor: 214 Tahun 2010 tentang Pembentukan Tim Pelayanan Keliling KPTP Rokan Hulu.
Mobil keliling ini melayani 10 (sepuluh) izin yakni, SITU, Izin Gangguan (HO), Izin Usaha Jasa Konstruksi (IUJK), SIUP, TDP, TDI, TDG, IUI, IMB dan Izin Reklame.
Legis izin, dengan membawa berkas akte kelahiran dari pihak kecamatan untuk diteruskan ke Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan Catatan Sipil kabupaten Rokan Hulu dan yang terakhir membawa berkas kartu keluarga dari pihak kecamatan untuk diserahkan ke Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Rokan Hulu.
Tujuannya yakni, dapat membantu kelancaran pelayanan kepada masyarakat, dapat memberikan pelayanan prima kepada masyarakat, mempermudah masyarakat dalam pengurusan izin, memberikan pelayanan yang lebih efektif dan efisien, serta dengan harapan adanya mobil keliling akan mempermudah masyarakat dalam pengurusan izin dan dapat menghindari dari pencaloan masyarakat tidak perlu lagi datang ke KPTP Rokan Hulu, dan semoga dengan adanya pelayanan mobil keliling ini maka masyarakat banyak yang mengurus izin.
Transparasi dan Pemberantasan Korupsi
Selain jaminan kemudahan perizinan, Rokan Hulu juga mencanangkan diri sebagai kabupaten bebas korupsi. Ini dilakukan untuk membuat suasana bisnis menjadi lebih nyaman bagi para investor.
Pemerintah kabupaten telah menerbitkan Peraturan Bupati Rokan Hulu Nomor 11 Tahun 2011 tentang Rencana Aksi Daerah Pemberantasan Korupsi Kabupaten Rokan Hulu. Tujuan peraturan tersebut adalah memberikan arah yang jelas dan sasaran yang nyata dalam melaksanakan aksi pemberantasan korupsi dalam segala bidang.
Peraturan ini mewajibkan seluruh SKPD baik sektor pendidikan, kesehatan, pembangunan, pertanian, kehutanan dan perkebunan, kependudukan dan tenaga kerja, ketenaga listrikan dan energi serta pelayanan perizinan dan nonperizinan harus menyusun rencana aksi yang nyata dalam usaha pemberantasan korupsi ini.
Beberapa unit pemerintah di Kabupaten Rokan Hulu juga telah mencanangkan diri sebagai zona bebas korupsi. Unit-unit tersebut antara lain adalah Dinas Kesehatan Kabupaten Rokan Hulu melalui seluruh Puskesmas di Kabupaten Rokan Hulu dan BPTPPM (Badan Pelayanan Terpadu Perizinan dan Penanaman Modal).
Penetapan BPTPPM dan seluruh Puskesmas di Kabupaten Rokan Hulu sebagai wilayah bebas korupsi ini dilakukan mengingat intensitas ketersinggungan antara aparatur pemerintah yang memberikan pelayanan kesehatan dan pelayanan perizinan dan nonperizinan dengan masyarakat sebagai objek pelayanan itu sendiri.
Penetapan ini juga merupakan ketetapan dan komitmen pemerintah Kabupaten Rokan Hulu dalam melaksanakan pemberantasan korupsi sekaligus memantapkan iklim invetasi di Rokan Hulu.
PTSP Mini di Kecamatan
Selain menjalankan PTSP, Rokan Hulu juga melakukan terobosan menyederhanakan penyederhanaan pelayanan kepada masyarakat dengan cara mendelegasikan sebagian wewenang bupati di bidang perizinan dan nonperizinan kepada camat.
Terobosan ini dilakukan dengan cara membentuk ‘’PTSP Mini di setiap kecamatan yang disebut dengan Paten (Pelayanan Administrasi Teradu Kecamatan).
Kebijakan ini didasari oleh Permendagri Nomor 4 Tahun2010 tentang Pedoman Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan.
Dengan Paten setiap kecamatan di Rokan Hulu sekarang memiliki petugas yang kompeten memberikan pelayanan.Paten dikembangkan untuk memeperpendek jarak antara masyarakat dengan pemerintah dengan modal dasar pendelegasian tugas juga.
Melalui Paten kecamatan dapat memberikan pelayanan kepada masyarakat terkait dengan seluruh perizinan yang ada dan menjadi tugas camat.
Untuk mengintegrasikan Paten dan PTSP, telah dilakukan kerja sama antara Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kabupaten Rokan Hulu dengan Badan Pelayanan Terpadu Perizinan dan Penanaman Modal dalam bentuk penganggaran bersama.
Pada tahun 2011, telah dianggarkan sebesar 30 juta rupiah dan untuk tahun 2012 telah dianggarkan sebesar 70 juta.Dana tersebut diperuntukkan bagi pembangunan sarana dan prasarana pendukung bagi pelaksana Paten seperti loket, komputer, printer, kursi antrian dan perangkat lainnya yang menunjang kenyamanan masyarakat.
Paten juga telah mengembangkan SOP (Standar Operating Procedure) yang memuat persyaratan biaya, alur dan lamanya penyelesaian proses perizinan maupun nonperizinan.
SOP ini, menjadi acuan penting dalam memberikan pelayanan, dimana masyarakat dapat melihat secara jelas dan dapat memberikan masukan dan keluhan terhadap jalannya pelayanan yang diberikan.
Untuk penyusunan SOP tersebut, kecamatan mempedomani SOP BPTPPM yang telah terlebih dahulu memilikinya. Keberadaan Paten sangat efektif untuk mencegah oknum-oknum yang ingin memanfaatkan celah ketidaktahuan masyarakat tentang perizinan.
Untuk meningkatkan kinerja Paten, BPTPPM melakukan pendampingan berkala. Untuk memacu prestasi pelayanan publik, secara berkala juga BPTPPM mengadakan lomba kecamatan pelaksana Paten.
Teknologi Informasi Pelayanan Perizinan
Salah satu inovasi pelayanan perizinan yang dilakukan BPTPPM (Badan Pelayanan Terpadu Perizinan dan Penanaman Modal) Kabupaten Rokan Hulu adalah penggunaan teknologi informasi.
Beberapa bentuk inovasi tersebut diantaranya, Sistem Informasi Berbasis Internet.
Sistim internet dengan kemampuan muat data yang besar, daya serap informasi yang kuat dan daya pancar berita yang luas adalah solusi yang baik untuk sosialisasi kebijakan perijinan dan peluang investasi.
BPTPPM memanfaatkan menjamurnya situs pertemanan jejaring sosial seperti facebook dan twitter. BPTPPM Kabupaten Rokan Hulu telah memiliki akun facebook BPTPPM. Semula terdengar agak janggal, sebuah lembaga pemerintah ikut bermain di situs jejaring sosial.
Akan tetapi, berdasarkan pengamatan dan pengalaman, maka cara ini cukup jitu. Selama ini banyak masukan dari masyarakat tentang apa yang harus di tingakatkan oleh BPTPPM Kini Kabupaten Rokan Hulu berasal dari komentar di akun facebook tersebut.
Simple (Sistem Informasi Pelayanan), Sistim informasi ini dirancang khusus oleh Tim IT BPTPPM Kabupaten Rokan Hulu. Sistim ini bergerak di tataran Local Area Network (LAN).
Sistim ini menyatukan aktivitas konsumen dan petugas pelayanan yang ada di loket pelayanan, petugas back office dan pejabat yang melakukan otorisasi perizinan.
Dengan cara ini, data tentang perizinan dapat diakses dan diperiksa secara realtime dan tersimpan dengan baik di server. Sistim ini juga memudahkan masyarakat.
Apabila masyarakat atau pelanggan, mengurus dua atau lebih perizinan yang memiliki persyaratan yang hampir atau terdapat item yang sama, maka cukup dilampirkan satu saja tanpa perlu dilampirkan lagi pada aplikasi perizinan lainnya yang sedang diurus.
Semua itu direkam oleh sistim untuk kemudian diolah dengan menggunakan variabel perizinan sesuai dengan aplikasi yang diajukan. Dengan demikian dua perizinan atau lebih dapat berjalan secara paralel.
Sistim antrean, sistim ini dibangun sesuai dengan masukan masyarakat yang membutuhkan kenyamanan dan pelayanan. Sistim ini memiliki terknologi layar sentuh pada input data, dan terkoneksi dengan setiap loket yang ada.
Apabila seorang pelanggan membutuhkan pelayanan, maka pelanggan dapat menyentuh touch screen yang telah tersedia, sesuai dengan nomor loket pelayanan yang dibutuhkan, dan akan tercatat dan memperoleh nomor antrian dan selanjutnya dipanggil secara otomatis dari loket yang dituju.
SMS Gateway, sistim ini merupakan sistim pelayanan pengaduan berbasis SMS, bekerja sama dengan salah satu vendor jaringan seluler.
Dengan sms gateway, masyarakat dapat memberikan keluhan, tanggapan serta menanyakan informasi tentang perizinan dan nonperizinan.
SMS Gateway dapat diakses melalui telepon seluler dengan tarif SMS regular. Layanan ini dapat di akses di nomor 08197672121.
Kemudian SPISISE (Sistim Pelayanan Informasi Penanaman Investasi secara elektronik), Sistim ini dijadikan oleh Badan Koordinasi Penanaman Modal sebagai jalur pelayanan penanaman modal bagi provinsi dan kabupaten/kota seluruh Indonesia.
Sistim ini terkoneksi langsung dengan server di Jakarta. Melalui sistim ini, setiap pelaku usaha dapat mendapatkan pelayanan perizinan di bidang penanaman modal dan tercatat langsung secara nasional.
BPTPPM Kabupaten Rokan Hulu telah memiliki sistim ini semenjak tahun 2011 yang lalu telah dimanfaatkan dengan baik sampai sekarang.
Sistem yang diterapkan di Badan Pelayanan Terpadu Perizinan dan Penanaman Modal Kabupaten Rokan Hulu, memiliki Motto JELITA (Jujur/Jelas, Efisien/Elastis, Legal, Ikhlas, Transparan, Akuntabel).(epp/adv)
