PEKANBARU (RRIAU.POS.CO) Dua organisasi perangkat daerah (OPD) di jajaran Pemerintah Kota (Pemko) Pekanbaru diminta Wali Kota (Wako) Pekanbaru Dr H Firdaus ST MT untuk bekerja sama menyiapkan arsip digital. Ini bertujuan untuk menyimpan secara elektronik seluruh arsip milik Pemko Pekanbaru.

Dua OPD yang diminta Firdaus untuk berkolaborasi ini adalah Dinas Komunikasi Informatika, Statistik dan Persandian bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip). Arsip digital ini, bertujuan mengurangi tumpukan arsip manual atau berbentuk fisik yang jumlahnya sudah cukup banyak dan tersebar di seluruh OPD.

‘’Mengingat dalam bulan ini (Februari, red) kami mau pindah ke kantor baru, maka perlu dibuat arsip digital. Nanti semua arsip penting bisa diinput ke arsip digital dan arsip yang tidak diperlukan lagi maka bisa dimusnahkan. Untuk itu, Kominfo dan Dispusip harus menyiapkan arsip digital ini,’’ kata Firdaus, Rabu (6/2).

Lebih lanjut dikatakannya, khusus untuk arsip di Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD), dia  menginginkan semuanya diinput ke arsip digital dan arsip fisik tetap tersimpan dengan baik mengingat arsip fisik keuangan dibutuhkan sebagai pertanggungjawaban pemakaian APBD.

’’Arsip keuangan, fisiknya juga harus disimpan dengan baik. Karena arsip keuangan ini kita juga perlu fisiknya, penting kalau kita diperiksa auditor,’’ jelasnya.

Sementara untuk arsip lainnya yang fisiknya tidak diperlukan lagi, Firdaus mempersilakan untuk dilakukan pemusnahan dengan catatan harus memiliki berita acara pemusnahan.

’’Kalau usianya kira-kira tidak diperlukan lagi, musnahkan, buat berita acara pemusnahan. Kecuali arsip penting, itu fisiknya harus tetap terjaga. Nanti OPD bisa berkoordinasi dengan Pak Sekda untuk pemusnahan arsip ini,’’ tutupnya.(yls)

(Laporan M ALI NURMAN, Kota)